6. PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis

Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :

1. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

2. Perencanaan

Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.

3. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

4. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

5. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.

6. Mengapa tujuan harus jelas

Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

keputusan untuk meneruskan pesan

keputusan untuk menanggapi audiens

keputusan untuk memusatkan isi pesan

7. Tujuan komuikasi bisnis.

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi

8. Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

apakah tujuan tersebut realistik

apakah waktunya tepat

apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat

apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

9. Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

1. Cara mengembangkan profil audiens.

Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

menentukan ukuran serta komposisi audiens

siapa audiens

reaksi audiens

tingkat pemahaman audiens

hubungan komunikator dengan audiens

2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;

cari apa yang diingikan oleh audiens

antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

berikan semua informasi yang diperlukan

pastikan bahwa informasinya akurat

tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens

3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.

10. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :

1. Teknik Curah Pendapat

beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

storyteller’s tour

random list

cfr (conclusions findings recomendation) worksheet

journalist approach

question and answer approach

2. Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

11. Seleksi saluran dan media

Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

2. Komunikasi Tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

https://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/

7. PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

A.      PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

 Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1.       Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

 a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

 c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2.       Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

 b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

8. PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

Membuat Laporan Bisnis yang Baik

1.      Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

b. Laporkan semua fakta yang relevan.

c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik                  

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.

c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

c. Kapan suatu laporan dibuat?

d. Ke mana laporan akan dikirim?

e. Mengapa suatu laporan dibuat?

f. Bagaimana sikap pembaca?

http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html

9. PRESENTASI BISNIS

Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

a.      Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image ) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

b.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat batu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: white board, spidol, overhead projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.

c.       Menganalisis siapa audiens  ( Who, What, Where, When, Why, How )

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.

d.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis.

http://fajarhidayat14.blogspot.com/2013/04/persiapan-presentasi.html